Diferencias de inventario

Diferencias de inventarioTiendas de ropa e indumentaria deportiva, supermercados, hipermercados, locales destinados a la venta de hardware, hiperfarmacias… todo comercio o local perteneciente a la Industria del Retail (venta al por menor) genera en forma periódica (por lo general cada tres meses) un inventario.

En él se detalla la cantidad existente de mercadería en stock, la mercadería expuesta en el salón de venta, la mercadería que ingresó y la que egresó. Por lo general, este procedimiento consiste en el conteo minucioso de la mercadería existente y el cruce de las cifras arrojadas por el mismo con los datos de los libros o del sistema informático del que se disponga para llevar el control; la mercadería que existe y la que debería existir.

El inventario dará como resultado faltantes o excedentes. Lamentablemente los primeros son los más populares. Los excedentes se dan, por ejemplo, cuando no se asienta apropiadamente el ingreso de mercadería, mientras que los faltantes pueden ser por distintos motivos:

  • Mercadería averiada
  • Error del sistema de control
  • Error de proveedor
  • Robo perpetrado por agentes externos
  • Robo interno

La mercadería averiada es de fácil constatación. Bastará con el visto bueno de un supervisor o encargado de piso para darle de baja al producto y sumarlo a las pérdidas. El porcentaje representado por las averías dentro de las perdidas determinadas en el inventario dependerá del rubro.

Para tener una idea, pondremos como ejemplo a un supermercado.
Un valor admisible de pérdidas por averías, en este caso, varía entre el 5% y el 7%. Claro que debemos considerar la calidad del transporte, los depósitos y todo aspecto de la logística que afecte a la mercadería en tránsito.
Una vez en góndola, el riesgo de avería estará representado por las manos de los repositores y de los clientes curiosos.

Los errores de sistema son frecuentes, muchas veces cuando se tienen apartados aquellos productos que saldrán por robo o avería, y la baja no fue volcada aún al sistema se tendrá el faltante de tales productos.
Por lo general, los errores administrativos representan, dentro de las pérdidas por diferencia de inventario, entre el 15% y el 20%.

Cuando estos errores representan más del 15% de la diferencia de inventario, debemos prestar atención y considerar la posibilidad de un estudio orientado a la búsqueda de explicaciones, tal vez el sistema no es eficiente o, peor aún, el personal no sabe utilizarlo.

Cuando hablamos de porcentajes superiores al 20%, lo mejor será iniciar una auditoria interna, más aún si hablamos de productos como electrodomésticos, medicamentos de venta libre, ropa, perfumería, etc.

Dentro de las diferencias de inventario, la menor cifra suele estar representada por los errores de proveedores. Estos errores se pueden evitar con facilidad si realizamos tareas rutinarias de control de depósito.
Si son realizadas estas tareas de control, asumiremos la diferencia de inventario arrojada dentro de errores de sistema.
Ahora bien, si estas tareas no son realizadas, lo más conveniente es tratarlo como un ítem separado.

El error más común ocurre cuando se asientan ingresos por cantidades más grandes o más pequeñas de las reales, arrojando excedentes o faltantes. Esto suele pasar cuando el personal de depósito, confiado o poco dedicado a sus labores, no controla la mercadería que ha ingresado.

Supongamos que deben entrar 20 unidades del producto X, el empleado no cuenta la cantidad de cajas, simplemente se preocupa de encontrar el cajón o el pack con el rótulo del proveedor, anota 20 unidades, cuando en realidad venían en el pack que observó sólo 18 unidades; arrojará un faltante de 2 unidades.

Hoy por hoy, los sistemas de logística y reposición tercerizados y los centros de redistribución que poseen las grandes cadenas de retailing, logran que la cifra de diferencia de inventario por error de proveedor no supere, por lo general, el 6%.

Ahora bien, los robos, ya sean perpetrados por “clientes” o empleados, representan en la actualidad entre el 70% y el 75% de la diferencia de inventario, es por ello que centraremos la atención en estos dos ítems.

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